湖北省委组织部 湖北省劳动厅 湖北省档案局关于颁布《湖北省企业职工档案管理工作实施细则》的通知

税谱^®提示：根据《 湖北省人力资源和社会保障厅关于公布省本级现行文件清理结果的通知》（鄂人社函〔2022〕131号》规定，继续有效，


根据劳动部、国家档案局企业职工档案管理工作的有关规定，现颁布《湖北省企业职工档案管理工作实施细则》，请认真组织实施。


第一章 总则

第一条 根据劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》(以下简称《规定》)，结合我省实际，特制订本实施细则(以下简称《细则》)。

第二条 全省国营企业、集体所有制企业、外商侨胞港澳台同胞投资企业(以下简称“三资”企业)职工的档案管理，均按《规定》和本《规则》执行。

第三条 企业职工档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。职工档案按职工管理权限集中统一管理，不具备保管条件或档案很少的企业，其职工档案可由上级主管部门代为保管；“三资”企业中方职工的档案，可由企业中方指定专人管理，也可委托企业所在地劳动行政部门代为管理(中央及省直在汉的“三资”企业中方职工的档案由省劳动厅代为管理)。

第二章 档案内容的分类

第四条 职工档案由历史地、全面地反映职工情况的材料构成，应严格按照《规定》要求分类，具体分为：

第一类履历材料：职工简历表、履历表、各类登记表、个人简历材料，更改姓名的有关材料。

第二类自传及属于自传性质的材料。

第三类鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料，以鉴定为主要内容的各类登记表，组织出具的鉴定性质的表现情况材料。

第四类评定岗位技能和学历材料：报考各类学校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习(培训结业)成绩表，学历证明材料，评定专业技术职务(包括技师、高级技师)、技术等级材料，聘任专业技术职务(包括技师、高级技师)审批表、职工的创造发明、科研成果等。

第五类政审材料：入党、入团、参军、出国等政审材料，更改年龄和参加工作时间的组织审查意见。

第六类加入党团组织的材料：入党志愿书、申请书和转正申请书、党员登记表、不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实材料和组织审批材料；取消党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料，加入民主党派的有关材料。

第七类奖励材料：各类先进人物登记表，先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类违犯党纪、政纪、国法等材料：处分决定，查证核定报告，本人对处分的意见和检查交待材料，通报材料；法院审判工作形成的判决书等。

第九类招用安置及任免、调动、工资异动等材料：招工录用登记表、通知，复员退伍安置介绍信、解聘辞退材料、退休审批表、复员退伍审批表等。

工资及保险福利材料包括工资核定、升降异动情况表、解决保险福利待遇的有关材料。

出国、出境及参加各类代表会议的材料包括出国出境审批表、党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会议、民主党派代表会议登记表等。

第十类其他可供组织参考的有保存价值的材料：有残疾的体验表，残疾等级材料、非正常死亡的调查报告及遗书等。

第三章 档案管理范围

第五条 职工档案管理原则上与职工管理范围相一致。

第六条 职工辞退、退职、自动离职、解聘、解除劳动合同、被开除公职、未就业的，半年后，其档案交企业所在地劳动部门代为保管(中央及省直在汉企业交省劳动厅保管，下同)；再就业的，其档案转至新就业单位保管。

第七条 职工在受刑事处分和劳动教养期间，未开除公职的，其档案由原单位保管，开除公职的，按第六条执行。

第八条 职工出国不归、失踪、逃亡后，其档案交企业所在地劳动部门保管。

第九条 职工死亡后，除对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物的档案由企业保存三至五年后，按规定移交有关档案馆外，其他死亡职工的档案交原单位综合档案部门保存。

第十条 企业倒闭、撤并以后，其职工档案交原企业主管，部门或企业所在地劳动部门保管，被兼并的企业职工档案由兼并企业接收保管。

第十一条 档案管理工作人员及其在同一单位工作的亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。

第四章 档案材料的收集、鉴别、归档

第十二条 为保证职工档案内容的完整，要通过有关部门将职工任职、调动、考察、考核、培训、奖惩、工资异动等新形成的反映职工德、能、勤、绩的材料收集归档。

第十三条 收集的材料必须经过认真鉴别，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归档，鉴别的方法及内容；

(一)判定材料是否属于所管职工材料及应归档的内容。

(二)审查材料是否齐全、完整。如：政审材料一般应具备审查结论、调查报告、批复、主要证明材料，本人交待等。处分材料一般应具备处分决定、调查报告、批复、个人检讨和对处分的意见等，上述材料，属于成套的，必须齐全，每份材料必须完整。

(三)审查材料是否手续完备。如：审查结论、处分决定，组织鉴定、民主评议的组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。出国、出境审批表，须注明出境及返回的时间。手续不完备的材料，须补办完手续后再归档。

(四)鉴别中发现涉及职工其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办完的材料，不能归档，应交有关单位处理。

(五)鉴别时发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

第五章 档案的整理

第十四条 职工档案材料的整理，必须做到认真鉴别，分类准确、编排有序，目录清楚、装订整齐。凡需立卷归档的材料，要履行一定的归档手续，严禁随意往职工档案中装不真实的材料。

第十五条 每类档案材料要根据材料的内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。

第十六条 每卷档案材料必须有详细的目录。目录是查阅档案材料的索引，要认真编写，必须根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目，题目过长的应适当简化，拟定题目或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。原题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在题目目录上加以注明。

第十七条 每卷材料的份数和每份材料形成的时间必须认真填写。“材料份数“，以每份完整的材料为一份(包括附件)；归档材料应依次填写页号，每面为一页，印有页码的材料、表格，亦应如数填写，填写页号的位置，应统一在文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角，材料形成的时间，一般采用材料落款标明的最后时间，复制的材料，采用原材料形成的时间。

第十八条 为了延长档案材料的寿命，对载体变质、字迹褪色不清或破损、卷角折皱的档案材料，必须进行认真修复和技术加工，复制材料必须认真细致，核对无误，并注明复制单位和日期。对破损、卷角、折皱或小于16开规格的档案材料，要进行裱湖。裱湖用的衬纸必须采用白纸。裱糊好的材料要凉干，不得暴晒或高温烘烤。对过窄或破损未空出装订线的材料，须进行加边。

第十九条 每个职工的档案材料，必须装订成卷。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同字音或不规范的简化字。

第二十条 在档案材料的整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。对于按规定列出的材料，须进行登记，并经主管领导审核后，分别情况予以处理。

第六章 档案的保管与保护

第二十一条 根据安全保密便于查找的原则要求，职工档案应严密科学地保管，并建立登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

第二十二条 档案保管和保护技术要不断地研究和改进，逐步实现档案管理的科学化和现代化，档案库房必须坚固、适用，要添置防盗、防火、防光、防潮、防虫等必要的设备。

第七章 档案的查阅、借阅与转递

第二十三条 查阅、借阅档案应严格按《规定》第十七条执行。各企业还应结合本单位的实际，对职工档案的借阅范围、批准权限、登记手续等作出具体规定。

第二十四条 职工因工作调动改变工作单位时，应及时将档案转至新单位。

第二十五条 转递档案应严格按《规定》第十九条执行。转递过程中，应避免产生“无头档案”。对已出现“无头档案”应认真查找。对查无下落的档案，可交职工原籍的县以上劳动行政部门代为保存。

第八章 组织机构与队伍建设

第二十六条 各级劳动行政部门应在同级组织部门和档案行政管理部门的指导、协调、监督下，加强对企业职工档案管理工作的领导，县以上劳动行政部门应建立相应的档案管理工作机构，负责对本地区企业职工档案工作进行指导，监督和检查具体任务是：

(一)了解企业职工档案管理工作情况，研究解决档案管理工作中存在的问题；

(二)介绍和推广档案管理工作经验；

(三)对职工档案工作人员进行业务培训；

(四)定期向上级有关部门汇报本地区档案工作情况。

第二十七条 职工档案实行集中和相对集中管理的单位，原则上应配备专职档案管理人员，并要求相对稳定。

第二十八条 各企业要选调政治可靠、作风正派、责任心强、具有中专(或高中)以上学历的、有一定工作经验和业务水平的职工从事职工档案管理工作，并注意对他们的培训和教育。

第二十九条 职工档案管理工作人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和有关保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案的内容，严格按照《规定》和本《细则》做好职工档案管理工作，要忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高档案管理水平。

第三十条 职工档案管理工作人员作调动时，必须做好档案和档案材料以及有关业务文件的移交工作，以保证职工档案管理工作的连续性。

第九章 附则

第三十一条本《细则》由湖北省劳动厅负责解释。

第三十二条本《细则》自下达之日起与《规定》一并执行。